La signature joue un rôle important au sein d’une entreprise, elle indique l’approbation par rapport à une clause. Seulement, avec les différentes tâches qui lui incombent, l’employeur n’est pas en mesure de tout signer. Dans ce cas, il délègue cette tâche à une autre personne, plus particulièrement à ses subordonnées. Ces dernières signeront le document en ajoutant la mention « PO ». Cette dernière indique que la personne signant le document n’est pas celle mentionnée dans celui-ci. Cette mention joue un rôle capital dans la correspondance officielle, car permet d’authentifier un document. Mais, signer par ordre, qu'est-ce que c'est exactement ? Dans quelle situation peut-on utiliser cette méthode ? Tous ces détails se trouvent dans les lignes qui suivent.
C'est quoi signer en PO ?
SO est une mention qui se traduit par « pour ordre » ou encore « par ordre ». Il s’agit d’une indication placée à côté de la signature d’un document ou d’un contrat professionnel. Elle permet à une personne de signer légalement un document sous la délégation d’une autre qui lui a donné le pouvoir. Il indique ainsi que la personne ayant signé pour ordre n’est pas celle concernée ni mentionnée dans le document. Elle est généralement utilisée par les employeurs en France.
L'usage de cette formule se fait dans le cas d’un contrat d’embauche, la résiliation d’un contrat ou encore pour d’autres prestations entre des professionnels. Elle est posée en bas du document, juste en dessous du nom du signataire. Il faut noter cependant qu’il ne s’agit pas ici d’imiter la signature, mais d’apposer la sienne après avoir obtenu l’autorisation de le faire.
La signature PO est une formule utilisée dans la correspondance officielle Elle permet d'indiquer que l'individu signe pour le compte d'une autre personne.
La signature signifie le consentement ou encore l’engagement d’une personne concernant les clauses indiquées dans un contrat. Elle donne une valeur juridique aux différents papiers. Cependant, il arrive que les personnes chargées d’assurer la signature soient absentes. Dans ce cas, elles peuvent déléguer la signature à une tierce personne, qui fera un PO.
Cette formule indique ainsi qu’un individu signe pour une autre personne. Il est à noter que cette signature n’engage en aucun cas le signataire, mais uniquement la personne qui lui en a donné le pouvoir. En signant pour ordre le document, le délégué représente seulement l’entreprise ou son employeur.
Mais qui peut signer sur ordre ? D'une manière générale, l’attribution du droit de signer des paperasses à un autre signataire a souvent lieu dans le cadre d'une entreprise ou d'un commerce. Cependant, dans de rares cas, comme entre employeurs et employés, il est possible d'utiliser ces signatures dans le cadre d'échanges ou même de correspondances personnelles.
Par exemple, dans une entreprise à Paris, le directeur peut attribuer le pouvoir de signer à sa secrétaire s’il est absent. Mais ce droit est donné par ordre, et cet exemple illustre presque la majorité des usages du paraphe PO.
Comment signer une lettre en PO ?
Signer une lettre en PO est simple, mais certaines règles doivent être respectées pour qu’elle soit valide. Il consiste à déposer sa signature à la place de celle qui a donné le pouvoir en ajoutant la mention « PO », ainsi que le nom et prénom.
Les étapes à suivre pour signer une lettre en PO Y compris l'indication claire de la délégation de pouvoir.
Pour que la signature pour ordre se fasse dans les normes, voici quelques étapes à suivre.
- Demande d’autorisation : signer par ordre ne peut se faire sans l’autorisation de la personne disposant le pouvoir. Pour éviter tout malentendu donc, il faut demander son autorisation. Cela peut se faire oralement ou par écrit. Dans tous les cas, il est nécessaire de garder ces preuves.
- La signature proprement dite : après la signature, il est nécessaire d’indiquer la mention « PO », afin d’indiquer qu’elle a été faite à la place d’une autre personne. C’est une marque de la qualité du signataire.
- Mention du nom et prénom de la personne ayant délégué le pouvoir : afin d’identifier la personne représentée, son nom et prénom, ainsi que sa fonction doit aussi être mentionnées juste en dessous du paraphe.
- Sauvegarde des preuves : il est recommandé de garder une copie du document, ainsi que des autorisations pour éviter tout litige.
Lorsque plusieurs personnes sont désignées pour signer le document, elle doit se faire par ordre hiérarchique.
Quelles sont les règles pour une signature po valide ?
Pour qu’une signature PO soit valide, quelques règles doivent être prises en compte dont la clarté de la délégation de pouvoir et la reconnaissance de la signature.
La clarté de la délégation de pouvoir
Une personne n’a le droit de signer un document à la place d’un déléguant sans avoir l’autorisation de celui-ci. À cause des contraintes de temps et pour gagner en productivité et efficacité, un responsable ou un gérant peut déléguer certaines tâches à ses employés comme la signature des documents par exemple. C’est la délégation de pouvoir.
Afin qu’elle soit valide, des démarches administratives ainsi qu’une authentification doit être effectuées. Cela est le garant d’une valeur juridique de la signature réalisée. Avant de signer en PO donc, il est important de s’assurer que la personne a bien délégué le pouvoir. Dans le cas échéant, il existe une autre possibilité qui est le paraphe électronique ou en ligne.
La reconnaissance de la signature
Pour qu’elle soit valide, la PO signature doit être reconnue légalement. Pour ce faire, une procédure de reconnaissance de la signature doit être réalisée entre les deux signataires. Le délégué doit avoir reçu l’autorisation par le déléguant avant de signer pour ordre. Cela peut se faire soit par un accord écrit et formalisé, soit verbalement.
Il convient toutefois de noter que le paraphe PO est très différent du paraphe par procuration (PP). Bien que les deux soient au centre d’un même pouvoir, qui est de déléguer les paraphes à un autre auteur, il existe une certaine différence au niveau de leur valeur légale. Dans le cas de la procuration, comme son nom l'indique, il faut une procuration écrite, et non électronique. En revanche, la pratique du paraphe PO ne l'exige pas. En d'autres termes, elle n'a qu'une valeur légale limitée.
Il est toutefois possible de rédiger une lettre donnant le pouvoir de signer. Cette méthode est fortement recommandée pour éviter toute contestation sur la valeur légale des paperasses signées PO. Cette lettre doit comporter le nom et le prénom de l’auteur autorisé à signer, la date d'expiration de ce pouvoir, les actes et le contenu que le signataire est autorisé à signer.
Quand utiliser la signature po ?
Le recours à la signature PO se fait dans plusieurs circonstances, et plus particulièrement dans le domaine professionnel, comme un courrier électronique, un contrat, une facture, etc.
Lorsqu'une personne est autorisée à signer pour le compte d'une autre personne dans un contexte officiel
Voici quelques situations avec lesquelles une personne peut signer pour ordre.
- Lorsque le signataire est absent : lorsqu’un responsable est en mission ou en congé, il peut déléguer la signature des documents à ces employés.
- Lors d’une délégation : afin d’alléger ses tâches, mais aussi pour un gain de temps, un responsable peut déléguer les paraphes à ses collègues qui indiquera la mention PO à côté de son émargement.
- Pour représenter légalement une personne : c’est le cas d’un avocat qui peut signer à la place de son client pour des documents ou ceux qui disposent d'une procuration.
- Dans une entreprise, l’attribution de signer peut-être utilisée pour le licenciement qui est accordé par la Cour de cassation et la jurisprudence (Cass. Soc. 26 mars 2002, Bull. civ, V, n°105), l'embauche ou l’affiliation de salariés, les prestations sociales, les papiers d’entretien, etc.
Si les paraphes PO sont utiles en cas d'absence du signataire, il existe une tout autre possibilité qui peut remplacer efficacement cette méthode. Il s'agit du paraphe électronique. Pouvant remplacer les paraphes PO, cette option permet de signer à distance (un signataire en voyage d'affaires, par exemple, pourra signer une pièce depuis New York, même si son entreprise est basée à Paris). Le paraphe électronique a la même valeur légale que l'écrit.
De plus, elle élimine la nécessité d'une préparation de contrats qui prend du temps et consomme beaucoup d'énergie. Ainsi, la solution électronique permet de signer des papiers en ligne sans avoir à se déplacer au bureau local, à les envoyer par la poste ou à faire d'interminables allers-retours.
La PO signature est la solution permettant une meilleure gestion des documents, d’alléger les tâches et d’assurer les émargements en cas d’absence du signataire. Mais pour signer correctement et éviter tout éventuel litige, et garantir la validité des documents officiels, il est important de bien comprendre la procédure à suivre et comment faire. Il faut entre autres mentionner le nom du déléguant à côté de la signature et être certain d’avoir l’autorisation. Assurez-vous que votre paraphe est utilisé pour garantir la validité des documents officiels. Toutefois, si vous cherchez une option totalement différente pour remplacer la méthode PO, il y a le paraphe électronique, qui a la même valeur légale. C'est une alternative plus économique en termes de paperasserie, de frais d'envoi et d'imprimante. Dans tous les cas, utilisez ces paraphes, en particulier la méthode PO, sans dépasser son champ de viabilité, pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise en cas d'absence physique du dirigeant ou en cas d’attribution de ce pouvoir.
